ALERTAS
- não faça despesa sem programação de caixa; antes de fazer uma despesa não prevista,
verifique se o condomínio tem dinheiro em caixa suficiente
- mantenha os custos baixos; para você ter uma taxa de condomínio baixa é preciso ter as despesas enxutas
- nunca deixar faltar dinheiro para pagar as contas; caixa negativo traz mais despesas; se está
faltando dinheiro para pagar as contas é porque algo está errado e precisa de revisão
O QUE SÃO AS DESPESAS ORDINÁRIAS (CUSTOS FIXOS)
As despesas fixas, conhecidas como “Despesas Ordinárias”, são as contas básicas que ocorrem todos os meses. Exemplos:
- Energia elétrica
- Saneamento básico
- Gás natural
- Custos com funcionários CLT (folha, benefícios, encargos, etc)
- Compra de produtos de limpeza e higiene
- Materiais básicos de manutenção, como lâmpadas
- Contrato de manutenção dos elevadores
- Contrato da portaria virtual, se for o caso
- Manutenção dos portões eletrônicos
- Serviços de jardinagem
- Serviço de limpeza terceirizada, se tiver
- Outras
O QUE SÃO RECEITAS FIXAS (ORDINÁRIAS)
São os valores recebidos das taxas condominiais;
EQUILÍBRIO DAS CONTAS – CAIXA POSITIVO
Veja como ter equilíbrio nas contas ordinárias (despesas básicas):
- compare a média dos últimos 3 meses das “Despesas Ordinárias” (despesas fixas) com as “Receitas Ordinárias”.
Se a soma das Receitas Ordinárias for igual ou maior que a soma das Despesas, está tudo certo,
caso contrário, você deverá dar um jeito de reduzir suas despesas e/ou aumentar sua arrecadação
da taxa condominial;
- não faça despesa desnecessária
- verifique se seus custos fixos estão enxutos
- quando você for fazer uma despesa extra, verifique se tem caixa suficiente para arcar com o compromisso
COMO EVITAR (ou reduzir) A INADIMPLÊNCIA
Algumas atitudes podem evitar ou diminuir a inadimplência do seu condomínio, tais como:
- conscientizar os condôminos da necessidade da entrada do dinheiro (receita) para pagamento das contas
- ter um custo mensal enxuto (despesas ordinárias), barateando ao máximo o taxa condominial
- envie lembrete de vencimento do boleto
- faça reuniões/assembléias para discutir o caixa, pedindo sugestões e ouvindo as queixas
- lembrar que, se o condomínio tiver que obter empréstimo bancário para pagar as contas, isso vai gerar mais custo
COMO FAZER SUA CONTABILIDADE
Lance diariamente as movimentações financeiras, monitore o fluxo de caixa e acompanhar gastos.
a) monte seu PLANO DE CONTAS
b)crie seus GRUPOS DE CONTAS
Tem a finalidade de classificar, ordenar e facilitar a visualização das contas. Veja:
c)crie suas contas de “DESPESAS ORDINÁRIAS” (DESPESAS FIXAS)
É o principal grupo do plano de contas. Nele são lançadas as arrecadações das taxas condominiais e as despesas
básicas. Esse grupo tem duas colunas para lançamentos: Receitas e Despesas.
d)crie suas contas de “RECEITAS ORDINÁRIAS” (RECEITAS FIXAS)
Oriundas da Cobrança da Taxa Condominial (arrecadação), composta pelo rateio das despesas básicas entre os
condôminos;
TRANSPARÊNCIA FINANCEIRA
Para transparência da administração recomendamos que o Condomínio publique mensalmente no site o Demonstrativo
Financeiro do mês, assim os condôminos poderão verificar e avaliar as contas do condomínio;
FUNDO DE RESERVA
O Fundo de Reserva é um valor arrecadado mensalmente para cobrir as "Despesas Emergenciais".
Normalmente cobra-se um percentual entre 5% e 10% sobre a taxa do condomínio. Esse percentual deve estar
previsto na Convenção Coletiva ou dever ser aprovado em assembléia. O dinheiro arrecadado só poderá ser
usado "SEM" a aprovação dos condôminos em "Casos Emergências". Por via de regar, é proibido o uso desse
dinheiro para outros fins, tais como pagar despesas ordinárias ou grandes obras. Na Convenção Coletiva deve
ter regras com relação ao uso desse dinheiro. Algumas Convenções permitem o uso do dinheiro para pagar
contas ordinárias, em caso de caixa insuficiente, desde que o valor seja reposto. Por questões de transparência,
o Síndico(a) deverá convocar uma assembléia e explicar o quê e porquê está sendo usado esse dinheiro, e fixar
um prazo para reposição. Para facilitar o controle, recomenda-se que o dinheiro arrecadado para o Fundo de
Reserva fique depositado e aplicado em uma conta separada das Contas Ordinárias, assim não misturar com o
dinheiro do caixa;
FUNDO DE OBRAS
É muito importante fazer um planejamento de obras de revitalização e manutenção periódica do condomínio,
para execução em médio prazo, assim o condomínio fica conservado e o investimento fica menos oneroso para
os condôminos. Veja os passos a serem dados:
- planejamento
- projeto
- orçamentos
- arrecadação
- execução
- fiscalização
Para facilitar o controle financeiro, recomenda-se que o dinheiro arrecadado para a obra fique depositado/aplicado
em uma conta independente.
FUNDO DE FUNCIONÁRIOS EM REGIME CLT (PROVISÃO)
Se o seu condomínio tem funcionários em regime CLT, é muito importante você arrecadar mensalmente uma quantia,
que deve ser aprovada em assembléia, para pagamentos das férias, 13º salários, rescisões contratuais, afastamentos
e licenças remuneradas, entre outras. É comum o condomínio não mandar um funcionário indesejado embora porque
não tem dinheiro para a indenização;
REAJUSTE DA TAXA DO CONDOMÍNIO
É muito importante que as CONTAS do condomínio estejam EQUILIBRADAS. Recomendo que todos os anos, na AGO
(Assembléia Geral Ordinária), onde são aprovadas as contas do último exercício, seja apresentado e aprovado
um reajuste na arrecadação de, no mínimo, da inflação (IPCA) dos últimos 12 meses. É comum os condôminos
reclamarem do reajuste, mas isso garante a arrecadação necessária para o pagamento dos compromissos. Agora, se a
sua arrecadação com "Receitas Ordinárias" for inferior às suas "Despesas Ordinárias", aí o síndico(a) tem que
convocar uma AGE (Assembléia Geral Extraordinária), expor a situação, e apresentar a correção (%) necessária da
taxa do condomínio, e os condôminos tem que aprovar.
VANTAGENS DE USAR BANCO DE DADOS NO LUGAR DE PLANILHAS
O uso de planilhas, no primeiro momento, é bem interessante pela facilidade e baixo investimento, no entanto,
conforme o volume dos seus dados crescem, começa a ficar menos prático e menos seguro, sem contar que, quando
um funcionário se desliga, a curva de aprendizado de quem entra é muito maior. Usar banco de dados relacional
torna seu trabalho mais ágil, mais prático e mais seguro. Pense nisso!
02 - TER UM SITE PERSONALIZADO: CONVIVÊNCIA + CONFIANÇA + TRANSPARÊNCIA
Por ser um canal de comunicação democrático com fácil acesso pelos condôminos, ele gera transparência do síndico e da administradora,
e deverá conter:
- Publicação do balancete mensal
- Apresentação das economias realizadas
- Agenda de reserva de espaços, como salão de festas e churrasqueira
- Lista de convidados para um evento
- Formulário para registros das reclamações e reivindicações, e respectivas soluções
- Relação das benfeitorias realizadas
- Publicação dos projetos do Síndico(a) para melhorias do condomínio
- Andamento das obras
- Publicações dos editais de convocações das assembléias
- Assembléias virtuais
- Registros das Atas das Assembléias
- Publicação da Convenção Coletiva e do Regulamento Interno
- Publicação da apólice de seguro
- Outras informações de interesses de todos
03 - SOBRE FUNCIONÁRIOS
- qualificação
- agendas de tarefas
- supervisionar os trabalhos
- EPI
- comparativo de custos entre Regime CLT (x) Terceirizado
Como calcular o valor a ser arrecadado mensalmente para o Fundo de Funcionários (ensaio):
- férias: some o salário bruto + 1/3 do salário bruto
- 13º salário: considere o salário bruto
- rescisão contratual (demissão sem justa causa): calcule 40% sobre o recolhimento do FGTS do mês
- some os itens "a+b+c" de cada funcionário
- some o item "d" de todos os funcionários
- calcule a fração do mês: divida o item "e" por 12
- faça o rateio (%) pelas unidades do condomínio: item "f" multiplicado pela fração de cada unidade
Nota: isto é apenas um ensaio. O valor exato das contas acima deverá ser calculado pelo seu Contador;
04 - SOBRE SEGURANÇA
- definir o melhor tipo de portaria entre humana, virtual ou eletrônica. Explicar como funciona cada uma e compare os custos
- monitoramento interno com câmeras e controles de acessos
- LGPD – cuidado com as imagens das câmeras acessadas pela internet
- AVCB – sistema de alarme de incêndio e certificado dentro da validade
05 - COMPRAS E CONTRATOS
Seguro do condomínio, elevadores, portaria e limpeza, jardinagem, manutenções de equipamentos:
- qualificar os fornecedores
- orçar materiais e mão-de-obra
- validar os contratos junto ao jurídico
- controlar o estoque para não haver desperdícios
- controlar os vencimentos
06 - SOBRE MANUTENÇÃO PREVENTIVA
Elaborar um cronograma para manutenção preventiva periódica é de extrema importância para que todos os
equipamentos funcionem corretamente, como elevadores, bombas, portões, etc;
07 - BENFEITORIAS E OBRAS
Para manter seu condomínio conservado e moderno é preciso periodicamente fazer benfeitorias e obras.
Siga os passos: .planejar
- fazer a planilha de custos
- aprovar em assembléia
- selecionar os fornecedores
- validar os contratos junto ao jurídico
- acompanhar a execução da obra
08 - QUAIS AS VANTAGENS DE TER UM SOFTWARE (APP) DE GESTÃO
- Agilidade no trabalho
- Segurança das informações
- Dados consistentes
- Interface simples e amigável
- Banco de dados SQL
- Consultas rápidas e intuitivas
- Acesso online
- Site personalizado
- App do condômino
- Suporte garantido
- Customização sob demanda
09 - A NECESSIDADE DE TER UM SITE PERSONALIZADO
Por ser um canal democrático de comunicação com fácil acesso pelos condôminos, o site gera transparência
do síndico e da administradora. Sugerimos conter:
- Publicação do balancete mensal
- Agenda de reserva de espaços, como salão de festas e churrasqueira
- Lista de convidados para um evento
- Formulário para registros das reclamações e reivindicações, e respectivas soluções
- Relação das benfeitorias realizadas
- Andamento das obras
- Publicações dos editais de convocações de assembléias
- Assembléias virtuais
- Registro da ata da assembléia
- Publicação dos projetos do Síndico(a) para melhorias do condomínio
- Publicação da Convenção coletiva e do Regulamento interno
- Publicação da apólice de seguro
- Outras informações de interesses de todos
10 - A IMPORTANCIA DE ARMAZENAR TODAS AS INFORMAÇÕES NO SISTEMA
Seja você Síndico ou Administradora, é imprescindível armazenar todas as ocorrências, sejam financeiras,
com pessoal, com fornecedores, com condôminos ou visitantes, para, em caso de reclamação, você estar resguardado.
PLATAFORMA FORTSIND:
- 100% digital
- Acesso na palma da sua mão
- Suporte garantido
- Customização sob demanda
Verifique com seu administrador quais os serviços que estão inclusos no seu contrato.
